5.1 Bejövő számlák

5.1.5 Forgalmi kimutatás

A bejövő számlákról az éppen a számlalistában lévő elemekről részletes forgalmi kimutatást készíthetünk. Ehhez első lépésben a listában szűrjük le azokat a számlákat, melyekről a forgalmi kimutatást szeretnénk elkészíteni.

A forgalmi kimutatás készítéséhez kattintsunk a fenti eszköztár Forgalom nyomógombjára.

Számla forgalmi kimutatás készítése

Lista mentése – a látható lista nyomtatásának előkészítése, mentése Microsoft Excel formátumban.

Mezők – a lehetséges adatmezők ki/bekapcsolása.

Frissítés – a lista újbóli betöltése, frissítés.

Bezárás – a lista bezárása, a beállított oszlopszélességek mentése.

Lehetséges adatmezők

A felső eszköztár Mezők gombjával a következő mezőket kapcsolhatjuk be:

  • Szállító neve – a számlán megadott szállító neve.
  • Szállító utca, házszám – a számlán megadott szállító pontos címe, utca, házszám.
  • Szállító település – a számlán megadott szállító települése.
  • Szállító irányítószám – a számlán megadott szállító irányítószáma.
  • Fizetési mód – a számla fizetési módja.
  • Teljesítés kelte – a számla teljesítés kelte.
  • Számla kelte – a számla kelte.
  • Fizetési határidő – a számla fizetési határideje.
  • Bizonylatszám – a számlán megadott bizonylatszám.
  • Számlatétel neve – a számlára felvitt tétel megnevezése.
  • Termék fotó – a termék fotója.
  • Termék neve – a számlára felvitt termék neve. Ha a termék neve közben változtatásra került, itt a termék aktuális neve látható.
  • Fiók – a számlára felvitt tétel fiók tárolója, ha volt.
  • Cikkszám – a számlára felvitt tétel cikkszáma.
  • VTSZSZJ – a számlán felvitt tétel VTSZSZJ száma.
  • ÁFA kulcs – a számlatételen alkalmazott ÁFA kulcs.
  • Termékcsoport – amennyiben a tételt a terméktörzsből választottuk, a termék termékcsoportja.
  • Termékcsoport 2 – amennyiben a tételt a terméktörzsből választottuk, a termék másodlagos termékcsoportja.
  • EAN – amennyiben a tételt a terméktörzsből választottuk, a termék EAN kódja.
  • Mennyiség – a tétel mennyisége.
  • Árcsoport – a tételen alkalmazott árcsoport.
  • Nettó érték – a tétel nettó értéke.
  • ÁFA érték – a tétel ÁFA értéke.
  • Bruttó érték – a számlatétel bruttó értéke.
  • Nettó egységár – a számlatétel nettó egységára.
  • Bruttó egységár – a számlatétel bruttó egységára.
  • Kedvezmény – a számlatétel kedvezményének százalékos mértéke, ha volt.
  • Számlatömb – a számlatömb, amiben a számla kiállításra került.

A forgalmi kimutatás csak a megjelölt mezőket jeleníti meg, az így azonos sorokat összevonja, az összeg típusú mezők szerint nem bontja szét a mezőket, hanem azokat összegzi.

5.1.4 Befizetés, pénzügyi teljesítés

A bejövő számlákhoz is rögzíthetjük a befizetéseket, illetve azt, hogy kiegyenlítésre került-e.

Ha a teljes számlát kiegyenlítettnek akarjuk jelölni, akkor jelöljük ki az adott számlát, majd a fenti eszköztáron kattintsunk a Hátralékok és befizetések legördülőre, majd válasszuk az Új befizetés menüpontot. Ekkor megjelenik egy ablak, amiben egyből szerepel a teljes összeg. Változtassuk meg a befizetés dátumát, ha az nem a mai nap és fogadjuk el az ablakot.

Ha korábbi befizetéseket akarjuk áttekinteni, akkor jelöljük ki a számlát, majd a fenti eszköztáron kattintsunk a Hátralékok és befizetések legördülőre, majd válasszuk a Hátralékok és befizetések menüpontot.

Ekkor megjelenik a teljes lista a korábbi befizetésekről, amit kibontva törölhetünk, módosíthatunk, vagy új részlet befizetést is felvihetünk.

Ha a számlát kiegyenlítjük, az maga után vonja az esetlegesen Utalási figyelőben szereplő kapcsolódó bejegyzés kiegyenlítését is.

5.1.3 Mellékletek csatolása

A bejövő számlákhoz mellékletek is csatolhatók (ami jelenthet PDF, kép, vagy egyéb formátumú fájlokat). Célszerű tehát a bejövő számlákat szkennelni, vagy fotózni, így egyből ott lesz a számla fotója a bejövő számla mellett.

A mellékletek csatolásához jelöljük ki az adott bejövő számlát, majd fent kattintsunk a Mellékletek nyomógombra.

melleket

A megjelenő ablakban az Új feltöltés nyomógombbal tudunk új fájlt kiválasztani és feltölteni. A már feltöltött dokumentumokat dupla kattintással, vagy a Melléklet letöltése nyomógombbal tudjuk letölteni. A Törlés gombbal egy kijelölt mellékletet törölhetünk. A Bezárás gomb bezárja a mellékletek ablakát.

5.1.2 Új bejövő számla felvitele

Új bejövő számlát a felső eszköztár Új számla nyomógombjával vihetünk fel.

Új bejövő számla felvitele

A számla kitöltése során a számlázási cím szekció értelem szerűen kitöltendő:

  • Név – a szállító neve.
  • Irányítószám – a szállító irányítószáma.
  • Település – a szállító címének települése.
  • Utca, házszám – a szállító pontos címe, utca, házszám.
  • Adószám – a szállító adószáma.
  • Bankszámlaszám – a szállító bankszámlaszáma. Célszerű kitölteni, ha azt szeretnénk, hogy később az utalási emlékeztető (utalásfigyelő) pontos információkat szolgáltasson, milyen számlaszámra kell az utalást elvégezni.
  • Pénzforgalmi elszámolás – jelölőnégyzettel jelölhetjük, ha a bejövő számla pénzforgalmi elszámolás hatálya alá esik.
  • Számla kelte – a bejövő számla kelte.
  • Teljesítés kelte – a bejövő számla teljesítésének kelte.
  • Fizetési határidő – a bejövő számla fizetési határideje.
  • Fizetési mód – a bejövő számla fizetési módja.
  • Devizanem – a bejövő számla devizaneme.
  • Árfolyam – a bejövő számlán szereplő devizanem árfolyama. A mellette lévő kis kereső ikonra kattintva, naptár segítségével az mnb.hu-ról is letölthető.
  • Bizonylatszám – a bejövő számla bizonylatszáma.
  • Hivatkozási szám – a bejövő számla hivatkozási száma.
Tételek felvitele, műveletek

Új tételt a számlára az Új tétel nyomógombbal tud felvinni, ekkor megjelenik a tétel felvitelére használható párbeszédablak:

Új tétel felvitele

A Megnevezés mezőbe kezdje el begépelni a tétel nevét. Ha használ terméktörzset, akkor a program a beírt megnevezés alapján javaslatot tesz a legördülőben a tétel gyors kiválasztása érdekében.

A termék kiválasztása után, ha a terméknek vannak fiókjai, akkor az a megnevezés mező alatt megjelenik.

A Cikkszám mezőben megadhatja a termék cikkszámát. Ha itt entert nyom, akkor a program cikkszám, vagy EAN kód alapján megpróbálja a terméket kikeresni  (nem kötelező).

A VTSZSZJ mezőben megadhatja a termék, vagy szolgáltatás VTSZ / SZJ / TESZOR számát (nem kötelező).

A Mennyiség mezőben megadhatja az adott tétel mennyiségét, ezzel lesz felszorozva a megadott egységár.

A Mennyiség melletti Mennyiségegység mezőben begépelheti, vagy kiválaszthatja a használni kívánt mennyiségegységet.

A Nettó egységár mezőben adhatja meg a tétel nettó (ÁFA nélküli) egységárát, ez lesz felszorozva a mennyiség mezőben megadott mennyiséggel.

Az ÁFA kulcs mezőben választhatja ki a szükséges ÁFA kulcsot.

A Bruttó egységár mező a nettó egységár és ÁFA kulcs kiválasztása után automatikusan számítódik, de akár a bruttó egységárban is megadhatja a termék árát.

Ha a termék a terméktörzsből származik, úgy az ár mellett jobb oldalt megjelenik annak az árcsoportnak a neve, ahonnan az ár származik.

A program a számla nyomtatása során mindig azt az összeget (nettót, vagy bruttó) fixálja le, amelyiket begépelte, vagy amelyik a terméktörzsben rögzítésre került. Azaz ha azt szeretné, hogy a kerekítésekből ne legyen más összeg, mint amit szeretett volna, akkor mindig azt az árat gépelje be, amelyiket fixen akarja tartani.

A Kedvezmény mezőben százalékos mértékben adható meg a kedvezmény mértéke, ami levonandó a megadott összegekből.

Az ablakban a Rendben nyomógombbal a tétel felvitelre kerül, majd a tételfelviteli ablak bezáródik.

A Rendben, következő nyomógomb hatására a tétel felvitelre kerül, de az ablak nem záródik be, egyből lehet újabb tételt felvinni.

Az Új termék gombbal olyan termékkel bővítheti a terméktörzset, ami addig a törzsben nem szerepelt.

A Termék kereső ablak megnyitja a terméklistát, ahol nagyobb ablakban keresheti ki a szükséges terméket.

A Mégsem gombbal kiléphet a tételfelviteli ablakból.

Amennyiben az előfizetés készletkezelésre is kiterjed, úgy a Raktar legördülőben változtatható az alapértelmezett kivételezési raktár.

 Tétel módosítása, törlés és egyéb műveletek

A számlaszerkesztő ablakban a tétel módosítása a Módosítás gombbal lehetséges, a Törlés gombbal pedig törölhetők a kijelölt tételek. A Módosítás gombbal ugyanaz az ablak jelenik meg, ami előzőleg az új tétel felvitelekor ismertetésre került.

A tételek több dokumentumtípuson keresztül egyszerűen vágólap műveletekkel másolható, kivágható.

Ha tételeket szeretnénk másolni, akkor jelöljünk ki több tételt (CTRL gomb nyomvatartásával), majd kattintsunk a Másolás nyomógombra, majd a cél helyen kattintsunk a Beillesztés gombra. Ennek hatására a cél helyen is beillesztésre kerülnek a tételek.

Amennyiben kijelölés után a Kivágás gombot használjuk, úgy a forrás helyről a tételek törlésre kerülnek, majd a Beillesztés gombbal a cél helyen beilleszthetők.

Tétel másolása

Tétel beillesztése

Az ÁFA váltás nyomógombbal lehetőség van arra, hogy tömegesen a felvitt tételek ÁFA kulcsát módosítsuk egy másikra. Ez hasznos akkor, ha az alapból más ÁFA kulcsú termékekből álló számlát 0% ÁFA kulccsal kell kiszámlázni.

A Megjegyzés a dokumentumon fülön megadott szöveg megjelenik a számla alján. A megjegyzés megadásakor alapvető formázási műveletek is használhatók.

Számla lezárása

A számla szerkesztése a Rendben gombbal lezárható.

A Mégsem gombbal a számlaszerkesztő ablak bezárható, a számla nem kerül mentésre.

A számla mentésekor (Rendben gombbal), a következő ablak jelenik meg, ahol választhatunk, milyen formában mentjük a dokumentumot és megadhatjuk azt is, ha a kiállítandó számlával kapcsolatban a kiállítás pillanatában pénzügyi teljesítés is történt:

bejovo_szamla_lezaras

számlát. A fizetési módok melletti kis nyíl gomb a teljes összeget beemeli az adott rubrikába.

A Félretesz nyomógomb a számlát félretettként menti.

A Mentés nyomógomb menti a dokumentumot, nyomtatásra használható ablakot nem nyit, majd zárja a számlaszerkesztőt.

Az Utalásfigyelőbe küldés azt jelenti, hogy a bejövő számla az utalásfigyelőben is megjelenik, figyelve arra, hogy az utalás a határidőre megtörténhessen.

kerdojelMi az az utalásfigyelő?

Az Utalásfigyelőnek egy külön fejezetet is szenteltünk, a lényege annyi, hogy a bejövő számlákhoz kapcsolódóan is listát generál, az utalásra váró tételekkel, illetve arról automatikus e-maileket is küld. Választhatunk tehát, hogy egy-egy bejövő számlához szeretnénk-e igénybe venni ezt a szolgáltatást, vagy sem.

5.1.1 Lehetséges adatmezők

A lehetséges adatmezőket a fenti eszköztár Mezők gombjával tudjuk ki/bekapcsolni.

A lehetséges adatmezők:

  • Szállító neve – a bejövő számlán a szállító neve.
  • Szállító település – a szállító település.
  • Szállító irányítószám – szállító irányítószáma.
  • Ország – egyelőre ez a mező nincs használatban. Üresen jelenik meg bekapcsolása esetén.
  • Szállító utca, házszám – a szállító pontos címe, utca, házszám.
  • Fizetési mód – a bejövő számla fizetési módja.
  • Teljesítés kelte – a bejövő számla teljesítésének dátuma.
  • Számla kelte – a bejövő számla kelte.
  • Fizetési határidő – a bejövő számla fizetési határideje.
  • Devizanem – a bejövő számla devizaneme.
  • Bizonylatszám – a bejövő számla adatlapján a bizonylatszám mezőben rögzített adat.
  • Hivatkozási szám – a bejövő számla adatlapján a hivatkozási szám mezőben rögzített adat.
  • Kiállító – a rögzítő személy neve. Korábbi verzióban ez az érték még nem került rögzítésre.
  • Megjegyzés – a számla megjegyzés mezőjében rögzített szöveges érték.
  • Számlatömb – a számlatömb neve, amiben a bejövő számla rögzítésre került.
  • Nettó érték – a bejövő számla összesített nettó értéke.
  • ÁFA érték – a bejövő számla öszesített ÁFA értéke.
  • Bruttó érték – a bejövő számla összesített bruttó értéke.
  • Hátralék – a bejövő számla még nem fizetett hátraléka.
  • Befizetés – a bejövő számla már rendezett befizetett összege.

5.1 Bejövő számlák

A bejövő számlák funkció használatával felvihetjük azokat a számlákat, melyeket mi kapunk, illetve nekünk kell pénzügyileg utalni, teljesíteni. A funkció használatával lehetőség van a szkennelt számlaképet is tárolni, illetve utalásra való figyelmeztetést is beállítani.

A bejövő számla rögzítése automatikusan NEM vételezi be az esetlegesen felvitt termékeket.

A bejövő számlák listáját a bal oldali menü Bejövő számlák menüpontjával lehet megnyitni.

Ez a menüpont bizonyos csomagtípusokban nem elérhető.

bejovoszamla_menu

bejovoszamla_lista

Új számla – új bejövő számla felvitele.

Forgalom – forgalmi lista a bejövő számlalista alapján.

Lista mentése – a látható lista nyomtatásának előkészítése, mentése Microsoft Excel formátumban.

Mezők – a lehetséges adatmezők ki/bekapcsolása.

Frissítés – a látható lista tartalmának újbóli betöltése, frissítés.

Segítség – a témakörhöz kapcsolódó segítség megjelenítése.

Bezárás – a látható listaablak bezárása, a beállított oszlopszélességek mentése.

Megnyitás – a kijelölt bejövő számla megnyitása módosításra.

Mellékletek – a kijelölt bejövő számla mellékletlistájának megnyitása, mellékletek csatolása.

Törlés – a kijelölt bejövő számla törlése.

Lemásol – a kijelölt bejövő számla másolása (mellékletek nélkül), új bejövő számla létrehozása a kijelölt számla alapján. Az új számla létrehozása nem érinti a kijelölt számla tartalmát.

Hátralék és befizetés – a számlához kapcsolódó befizetések rögzítése, karbantartása.

Új kiegyenlítés – új befizetés rögzítése.

Hátralékok és befizetések –  a már rögzített befizetések listája és karbantartása.

Bevételezés – a kijelölt számla alapján bevételezés létrehozása, szerkeszthető adatlap megnyitása.

Bevételezettség állapota – attól függetlenül, hogy automatikusan bevételezzük-e a számla tartalmát, vagy sem, itt lehetőségünk van megjelölni a bejövő számlával kapcsolatban, hogy az bevételezett, vagy nem bevételezettnek tekintendő-e.

Nem bevételezett – „nem bevételezett” állapotra állítás.

Bevételezett – „bevételezett” típusra állítás.

Színek és ikonok

ikonb1 a számla bevételezésre került (bevételezett állapotú).

ikonb2 a számlához csatolt melléklet is kapcsolódik, melyet a felső eszköztár Mellékletek nyomógombbal tekinthetünk meg, tölthetünk le.

ikon4 az elem fizetési határideje lejárt és nem került teljes egészében kiegyenlítésre.

ikon5 az elem teljes egészében kiegyenlítésre, pénzügyi teljesítésre került.