Mert az Innvoice hisz abban, hogy Magyarország megérdemel olyan korszerű és jól működő vállalkozásokat, melyek bárki számára példaértékűek lehetnek.

A Profit First magyarországi szakértőjével, Jászberényi Ivettel, az OPTITAX Számviteli Kft. tulajdonosával és egyben ügyvezetőjével készítettünk interjút, melynek következő részében konkrétan a bevezetés lépéseit beszéltük át. Azt, hogy hogyan is tudunk elindulni a megoldással és milyen eredményekre számíthatunk általa.

Az interjú előző része sok pozitív visszajelzést adott nekünk. Aki még nem olvasta, feltétlenül kezdje itt. Bízunk benne, hogy a folytatással is tudunk olyan információkat megosztani Veletek, amelyekkel végső soron a szervezettséget és az értékeket tudjátok növelni vállalkozásotokban. Itt és most újra a pénzügyi stabilitásról lesz szó. Fogadjátok szeretettel!

A Profit First rendszer esetén, hogy álljunk neki a tervezésnek? Először is kivel, kikkel érdemes megosztani cégen belül a részleteket arra vonatkozóan, hogy miért szeretnénk bevezetni, miből áll és mit várunk tőle?

Első körben cégen belül érdemes átgondolni a szereplőket, akik az irányításban és a működtetésben tudnak részt venni. A tulajdonosnak és ügyvezetőnek mindenképp szükséges ott lennie a kezdő konzultáción, mert lesznek olyan kérdések, amiket ő vagy ők tudnak csak megválaszolni. Egy biztos, hogy kell egy olyan személy is, aki az ügyvezetőnek a segítője lesz, méghozzá az a személy, aki a pénzügyekért felelős. Ha nincs ilyen, akkor az a kolléga, aki az utalásokat kezeli.

A Profit First indításához tehát szükség lesz az ügyvezetőre, tulajdonosra, illetve arra a személyre, akit a tulajdonos megjelöl segítőként és az utalásokat kezeli, valamint a könyvelőre és természetesen részt veszek benne én, mint tanácsadó.

Ahhoz, hogy hosszútávon működőképes legyen, milyen belső szabályokat kell kialakítani?

A belső szabályozásról külön szó sincs, pont azért, mert borzasztó egyszerű a rendszer. Tehát nem kell szabályzatba foglalni ahhoz, hogy működni tudjon. A bevezetésre nyilván van egy folyamat. Az általános lépéseken túl a működés indításától kezdve feljegyzéseket készítünk, hogy mi az, ami az adott cégnél specialitás volt és mi azt hogyan oldottuk meg. Amilyen egyszerű emlékeztetőknek tűnnek, annál fontosabbak. Az elején például előfordul az, hogy az operatív költség számláján nincs elég pénz, hogy mindent el tudjunk utalni.Ilyenkor teljesen belefér, hogy valamelyik számláról kölcsönadunk. Ez általában a profit vagy a tulajdonosi kompenzációs számla. Ezeket a műveleteket jegyezzük, hogy mikor hova és mennyit adtunk kölcsön, és a finomra hangolásnál ezen jegyzetek alapján módosításokat végzünk.

A Profit First alap koncepciója, hogy van a cégnek a bevétel számlája - ahová a vevők utalnak -, és előre meghatározott százalékban szétosztjuk a többi alszámlákra - a profitra, az adóra, a tulajdonosi kompenzációra és az operatív költségre – a befolyt bevételeket, hogy lássuk mire mennyit költhetünk majd. Előfordul, hogy túl sokat teszünk a tulajdonosi kompenzációra, és nem jut elég az operatív költségekre, mert rögtön az elején az ideális célszámokat próbáljuk beállítani, amit a folyamat végére szeretnénk elérni, de lehet, hogy a cég még nem tart ott anyagilag. Ekkor módosítjuk a jelenlegi elosztási arányt, amivel távolabb kerülünk ugyan a céloktól, de reális léptékkel haladunk tovább.

Milyen rendszereket ajánlanál, vagy milyen kiegészítő funkciókat, amelyekre biztosan szükség lesz? Van-e erre igény?

Nincsen szükség szoftver-beruházásokra vagy arra, hogy felvegyünk egy olyan kollégát, aki képes ezt üzemeltetni. Amire szükség van, az a legalább öt bankszámla, amivel elindulunk, semmi más. Ez is a rendszer egyszerűségét és költség-hatékonyságát igazolja vissza.

Ha valaki Veled indul el a Profit First megoldás bevezetésével, hogyan kell elképzelni a folyamatot, mire számíthat részletesebben?

Először egy személyes beszélgetés történik a cégvezetővel, ilyenkor nagyon sok hasznos információt kapunk a cég működéséről. Elsősorban olyan kérdésekre lehet számítani, hogy mennyire átlátható maga a pénzügyi rendszere, tud-e kivenni osztalékot, tud-e tervezni, kap-e piaci bért. Alapvető kérdéseket átbeszélünk, majd a könyveléstől elkérünk adatokat, azokat átnézzük. Ez borzasztó fontos olyan szempontból, hogy könyvelési- és adózási szakértőként teljesen más szemszögből nézek át egy könyvelést a Profit First-höz, mint az, aki csak ez egyiket vagy másikat ismeri. Ezután végig megyünk a cégvezetővel a bevezetési folyamat azon részein, amihez a közreműködése szükséges.

Mondok egy példát, hogy érthető legyen: Meghatározom az ő bérét, és ehhez felteszek kérdéseket. Ilyeneket például: Milyen tevékenységet látel a cégében? Az ideje hány százalékát fordítja az adott tevékenységre? És mit csinálsz még? Marketing, HR, értékesítés, pénzügy és megnézzük, részletesen, tehát mi az, amiben részt vesz, hogy az ideje hány százaléka megy rá, és az alapján pedig meghatározzuk az ő fizetését. Illetve neki még abban lesz szerepe, hogy a cél számokat kialakítsuk, amit ő majd szeretne elérni.

Mennyire jellemző, hogy az ügyvezetői bért a vállalkozók használják, alkalmazzák?

A tulajdonosoknak sok esetben eszükbe sem jut kifizetni maguknak azt a bért, amit kifizetnek a kollégájuknak. Teljesen természetes nekik, hogy felvesznek egy marketingest, akinek kifizetik a bérét. De hány ügyvezetőnek jut eszébe az, hogy ha ő maga csinálja a marketing feladatokat, akkor vegyen ki marketinges bért is?. Amilyen szerepkört betölt, akkor arra bér jár. Erre valóban elcsodálkoznak. Itt könnyen el tudom nekik magyarázni, hogy miért.

Mikor mondhatjuk, hogy sikeresen alkalmazzuk a Profit First-öt?

Az a jó a Profit First-ben, hogy gyakorlatilag két hónap alatt mutat valami olyat, ami nagyon hasznos az ügyvezetőnek, ahogy az első rész ügyfélsztorijában is olvashattátok. Mivel gyorsan jön a siker, ezért senki sem veszíti el a lelkesedését, és szívesen foglalkoznak vele, már csak azért is, mert nekik kevés időt szükséges ráfordítani.

Illetve azt a választ tudom még adni, ha én elmegyek egy előadásra, és ott egy olyan mondatot hallok, ami nekem hasznos, akkor az már megérte. Ha a Profit First-ben csak egy olyan információt kap valaki – márpedig biztosan fog kapni -, amitől jobb lesz a cégének, neki, a munkatársaknak, akkor az a Profit First már sikeres, és fogja is hozni, az eredményt, ez nem kérdés.

Ha még nem olvastátok, a könyv megrendelhető a Pongor Kiadótól:

(használd a PROFIT10 kuponkódot és egyszeri 10% kedvezményre vagy jogosult)

https://pongor-uzleti-konyvek.hu/eloszor-a-profitot

Ha üzenhetnél azoknak a vállalkozóknak, akik még nem ismerik, a Profit First-öt, összefoglalóan mit mondanál?

Azt mondanám, hogy 25 éve könyvelek főképp magyar KKV-knak. Én kötelezővé tenném legalább azt, hogy alap szinten megismerjék. Azért, mert tudom, hogy jó nekik. Mert nem bonyolult a rendszer, előre is szolgálatat adatot és utólag is ad pénzügyi információkat. Amikor alkalmazzuk, azonnal ad visszajelzést. Most gondolj bele, a cégvezető leül a gép elé, ránéz a bankra, és az operatív kiadáson nincs annyi pénz, hogy el tudja utalni a költségeket! Akkor egyből felkapja a fejét, hogy nincs annyi pénz? És már azonnal tud intézkedni. Mivel ez a rendszer azonnal visszajelzést tud adni, ezért ő kap egy nyugalmat, hogy a cégnek a pénzügyi stabilitása, a likviditása rendben van.

A másik fontos dolog, hogy nem engedi, hogy a vállalkozó az egója alapján döntsön. Mi történik, ha egyetlen egy számlám van és oda jön a bevétel? Tegyük fel, van rajta 10 millió Forint. Ha csak 2,5 millió Forintot kell fizetni az operatív költségre, mondhatja, „ah, rendben van, nincs itt pénzügyi gond”! De ha ezt megbontom, szétszedem, ahogy beszéltük, hogy félrerakom a profitot, félrerakom a tulajdonosi bért, és a többi részletet, nem biztos, hogy lesz elég pénz az operatív számlára. Gyakorlatilag nem engedi az ügyvezetőt, hogy az egója szerint egyetlen szám alapján irányítsa a vállalkozást. Ez egy nagyon hasznos dolog, mert el kell ismerni, hogy vállalkozóként rendelkezünk egóval.

Ami nagyon fontos, hogy rendeszeresen, negyedévente profitot tud kivenni a tulajdonos a cégéből, piaci bért kap a vállalkozásában elvégzett munkájáért, és megteremteni vállalkozásában – ezáltal a magánéletében is – a pénzügyi stabilitást. Ezért mindenkinek azt üzenném, hogy ismerjék meg és használják, mert fantasztikus a rendszer!

Köszönjük a beszélgetést, bízunk benne, hogy sokaknak segít megerősíteni vállalkozása pénzügyi alapjait!

Jászberényi Ivettet és csapatát a www.optitax.hu oldalon érhetitek el. Ha a téma felkeltette érdeklődéseteket, keressétek őt bizalommal!