Számla, elektronikus számla témában vettünk részt a NAV főosztályvezetője, Czöndör Szabolcs előadásában tartott webináriumon és szeretnénk a tapasztalatokat, összefoglalva a tartalmat és meglátásainkat megosztani Veletek.

Az elmúlt időszak bizonyítja, hogy a vállalkozások működéséhez elengedhetetlen az online megoldások használatba vétele. Kihívást jelent azonban, hogy milyen körülményeket kell biztosítani az elektronikus számlázáshoz, hogy az minden résztvevő számára elfogadható és szabályos legyen.

A Miért

A pandémia okozta helyzet nyomást gyakorolt a vállalkozásokra, szükségszerűségből az elektronikus hitelesítés egyre több helyen előtérbe került.

Előny, hogy a befogadó már sok esetben számla adatokat szeretne látni, nem számlaképet, mert így tudja könnyebben feldolgozni és becsatornázni saját rendszerébe azokat.

Ahol ez még nem jellemző, ott is erőteljesebben megjelenik a törekvés a háttérfolyamatok korszerűsítésére, a hatékonyságnövelésre és a költségcsökkentésre, melyeknek elengedhetetlen része az elektronikus számlázás.

A smart vállalkozások esetén pedig alapelv, hogy nem csak ők maguk, partnereik is a leghatékonyabb, környezetbarát megoldást alkalmazzák, így szóba sem kerülhet, hogy valaki az e-számlát ne fogadná be a vásárlóik közül.

Tehát vagy azért, mert muszáj vagy elvből, vagy egyszerűen, mert átgondolják a belső folyamataikat, egyre több vállalkozás vált elektronikus számlakibocsátásra.

A Mit

Mi az e-számla?

Egy elektronikus dokumentum, amit elektronikusan bocsátottak ki és fogadtak be, valamint eleget tesz a 169. ÁFA törvényben előírt kötelező adattartalomnak.

Sajnos sokan túlgondolják, de ennek ellenére egyszerű és nagyon sok technika, forma és megoldás belefér. Több különböző megoldásban gondolkozhatunk az ÁFA törvény és az Archiválási rendelet figyelembevételével.

Amit feltétlenül biztosítani kell:

• adattartalom sértetlensége, – olyan módszer használata, ami kizárja a módosítás lehetőségét
• olvashatóság, átadhatóság, – bármikor megtekinthető legyen

Mi nem elektronikus számla?

Az elektronikus számla nem kép, és az elektronikus számlának nincs nyomtatott változata, mert az nem e-számla

Adattárolási követelmény

Más egy papír alapú és más egy elektronikus iratkezelés, más követelmények vonatkoznak rá. Papír alapú számlákat papír alapon kell megőrizni, betehetjük őket egy raktárépületbe, az e-számlát pedig elektronikus formában kell megőrizni.

A Hogyan

Az e-számla bevezetése nem kötelező, minden esetben saját döntés. Azonban, ha elindítjuk, előtte érdemes átgondolni, hogyan lehet hatékonyan bevezetni és fenntartani.

Legfontosabb dolog, hogy gyűjtsük össze a kérdéseket, jelöljük meg a célokat. Ekkor a teljes ökoszisztémát érdemes vizsgálat alá vonni, partnereket, vevőket, munkatársakat, könyvelőket, belső folyamatokat, hogy tisztában legyünk, kinek mire van igénye.

Ha a teljes folyamat működését magunk előtt látjuk, akkor érdemes a technikai megvalósításba belevágni.

Hozzáállás

Könyvelői oldalról a papír alapú adatfeldolgozásról váltani a digitalizációra óriási kihívást jelent. Bízzunk benne, hogy egyre többen nyitnak az elektronikus adatfeldolgozás felé közülük is, és hajtóerőként tudnak működni ebben a folyamatban, hogy a vállalkozók növelni tudják a hatékonyságukat.

Az adóhatóság számára kiemelten fontos a terület, hogy minél egyszerűbb legyen az elektronikus számlázás bevezetése és fenntartása a vállalkozások számára. Az online számla rendszer folyamatos fejlesztésévél, tájékoztató konferenciákon való megjelenéssel és a továbbiakban is kommunikációs csomagok összeállításával a váltás folyamatát tervezik még egyszerűbbé tenni.

Bár külön résztvevőkről beszélünk, itt is látható, hogy a kommunikáció, az összefogás és a pozitív hozzáállás minden oldalról nagymértékben megkönnyíti az információáramlást és a működésünket.

Folytatása következik…