Ha csapatod az irodától távol dolgozik, bizonyára attól tartasz, hogy vége a hatékonyságnak, mivel minden eszköz és szoftver csak az irodában található. Mutatunk néhány nélkülözhetetlen eszközt, amivel otthonról is biztosítható a hatékony és kompromisszum-mentes munkavégzés.

4 eszközt ajánlunk, amivel a távmunka sem fog fennakadást okozni céged működésében:

1. Fájlcsere, adattárolás

Három eszközt is tudunk ajánlani: Dropbox, Google Drive, vagy OneDrive.

Mindhárom jellemzője, hogy egyszerűen telepíthető bármilyen gépre és egyszerűen létrejön egy mappa a számítógépeden, amelynek tartalma mindig, minden eszközön ugyanúgy látható. Ezáltal minden fájlt minden percben ugyanúgy láthattok bármelyik eszközön, bárhol is a világban.

A mi javaslatunk: Dropbox

2. Ügyvitel, számlázás

 

Amikor régen még számítógépre voltak telepítve a számlázó és készletkezelő programok, előfordulhatott, hogy azok csak az irodából voltak elérhető. A manapság korszerű online ügyviteli és számlázó szoftverekkel semmit nem kell telepíteni, az Interneten keresztül bárhonnan elérhető a céged számlázása, így akár irodán kívül is.

További előny, hogy manapság, amikor a NAV felé online jelenteni kell lassan minden számlát, neked ezzel sem kell foglalkoznod, hiszen ezek a szoftverek ezt automatikusan elvégzik helyetted. Új verzió, vagy jogszabályváltozás esetén sem kell telepíteni, ezek a szoftverek automatikusan a legújabb verzióval működnek.

A mi javaslatunk: InnVoice számlázóprogram

3. Kommunikáció a kollégákkal

 

Talán ez a legfontosabb, hiszen ha az irodában mindenki találkozhat másokkal és azonnal lehetőség van kommunikálni, távmunkában is lehetőség van biztosítani hang és videós kommunikációt, sőt, arra is van lehetőség, hogy a számítógépeink képernyőjét is megosszuk egymással, így gyakorlatilag olyan, mintha ott ülnénk egymás mellett az irodában.

Az egyik legjobb eszköz videókonferenciák megtartásához a Zoom, melynek segítségével videóval és hanggal tudunk egymással kommunikálni, illetve egyszerűen tudunk képernyőt is megosztani egymással. Az ingyenes változatban egyszerre 40 perces videómeetingre van lehetőségünk.

Hasonló eszköz a Skype is, ami azonnali üzenetküldést is lehetővé tesz.

A mi javaslatunk: Zoom

4. Ügyfél-megkeresések és feladatnyilvántartás

Ha nem találkoztok az irodában, akkor szükség lehet egy olyan felületre is, ahol a beérkező e-mailek és telefonmegkeresések is nyilvántarthatók, a keletkező feladatok státusza pedig az egész csapat számára követhető.

A Zendesk használatával minden ügyfélmegkeresés látható minden munkatárs számára, bármely csatornán is érkezett (e-mail, telefon, chat, stb), sőt pontosan követhető minden előzmény, azaz ha egyik kollégádat hívja egy ügyfél, ő azonnal láthatja, milyen előzmények voltak egy másik kollégáddal való kommunikáció során.

A mi javaslatunk: Zendesk

Miért ajánljuk a fentieket?

Mi már körülbelül 5 éve nem egy állandó irodában dolgozunk, mondhatni élharcosai vagyunk a rugalmas munkavégzésnek és a távmunkának.

Munkatársaink Zala megyében, Budapesten, Tatán és Lengyelországban is dolgoznak, ilyen helyzetben pedig mindennapi találkozásokra nincs lehetőség, de a fenti eszközökkel mindenki tudja végezni a hozzá tartozó munkát anélkül, hogy hátrányát éreznénk egy közös iroda hiányának.

Természetesen fontosak a szociális érintkezések, így időnként mindenképpen időt szakítunk személyes találkozásokra, csapat-coaching alkalmakra, de úgy véljük, a mindennapi munkavégzéshez erre nem feltétlenül van szükség.